Arkivloven (Norge)

Arkivloven, formelt Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv, er en norsk lov med formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden (§ 1). Arkivloven trådte i kraft 1. januar 1999. Samtidig ble forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskriften) satt ut i livet. Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) er en sammenstilling av tidligere regler som hadde ulike hjemler, med tillegg av nye regler som var nødvendige for å regulere elektronisk arkivering. Til sammen utgjør arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift kjernen i regelverket som regulerer håndteringen av arkiv. Arkivloven gir overordnete og grunnleggende regler om arkiv, særlig om arkiv i offentlig forvaltning. Sammen med de utfyllende forskriftene skal loven utgjøre et fullstendig juridisk rammeverk for alle arkivrelaterte spørsmål i offentlig forvaltning, helt fra dokumentet blir skapt som ledd i den daglige virksomheten, via arkivavgrensing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot, og under oppbevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden (Meld. St. 7 (2012–2013), side 63-64).

Bakgrunn

NOU 1987: 35 Samtidens arkiver - fremtidens kildegrunnlag

Før arkivloven kom var bestemmelsene om vern av statlige arkiv spredt over en rekke ulike regelverk, dels fastsatt ved kongelig resolusjon og dels fastsatt av Riksarkivaren. Det var heller nesten ingen regler for å sikre privatarkiv, selv om det fantes mange klart verneverdige privatarkiv (Ot.prp. nr. 77 (1991-92), side 3). Den 27. februar 1986 oppnevnte Kultur- og vitenskapsdepartementet en arbeidsgruppe for å vurdere Arkivverkets presserende oppgaver. Utvalget fikk også i mandat "å drøfta alternative verkemiddel for å løysa dei viktigste problema, og i denne samanhengen vurdera behovet for ei arkivlov, og eventuelt leggja fram utkast til ei arkivlov". Utvalget avga sin rapport NOU 1987: 35 Samtidens arkiver - fremtidens kildegrunnlag i september 1987. Et av forslagene fra utvalget var at det "vedtas en arkivlov for å sikre et bedre vern av arkiver som har betydning for forskning og kulturhistorisk dokumentasjon". Utvalget mente en egen arkivlov ville understreke at bevaring av arkivmateriale er av stor viktighet for samfunnet. En arkivlov ville etter utvalgets mening klargjøre regelverket og gi økt oppmerksomhet om arkivarbeid som en sentral del av forvaltningens virksomhet. Også for verneplanarbeidet for private arkiv kunne det være hensiktsmessig med en egen arkivlov (NOU 1987: 35, side 7-8). Utvalget la også frem konkret forslag til en arkivlov.

Lovforslag fra Kulturdepartementet

Kulturdepartementet la fram sitt forslag om arkivlov den 22. mai 1992 (Ot.prp. nr. 77 (1991-92)). Departementet var enig med utvalget om at det var viktig å få på plass lovfestede bestemmelser for offentlige og private arkiv, og pekte på følgende: "Ei arkivlov vil vera eit tenleg verktøy for å sikra at arkivmateriale som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde, eller som inneheld viktig rettsleg eller forvaltningsmessig dokumentasjon kan takast vare på og gjerast tilgjengeleg." Departementet mente også at en arkivlov kunne føre til en effektivisering av arkivarbeidet i offentlige organ, blant annet siden ansvarsforholdet på arkivområdet ville bli klargjort. Videre la departementet vekt på at en arkivlov ville føre til at reglene for arkivarbeidet i offentlig forvaltning ville bli bedre fulgt opp sammenliknet med datidens erfaringer (side 3-4).

Behandling i Stortinget

Innstillingen fra kirke- og undervisningskomiteen om lov om arkiv ble lagt fram for Odelstinget den 15. oktober 1992 (Innst. O. nr. 1 (1992-93)). Komiteen så det som riktig og nødvendig å innføre en lov som ville danne utgangspunkt for et samordnet regelverk om arkivvern med det formål departementet beskrev. Videre var komiteen enig i at en arkivlov ville være et tjenlig verktøy for å sikre at arkivmateriale som har særlig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig. Det var enighet om forslaget om å lovfeste Riksarkivarens tilsynsoppgaver og om at eiere av uerstattelige arkiver pålegges visse plikter. Komiteen sluttet seg til departementets forslag (side 3). Komiteens innstilling ble enstemmig bifalt i Odelstinget den 26. oktober 1992, og loven ble vedtatt (Besl. O. nr. 1 (1992-93). Lagtinget behandlet saken den 4. november 1992. Ingen hadde bedt om ordet. Lovbeslutningen ble bifalt og oversendt regjeringen, hvor den ble sanksjonert i statsråd den 4. desember 1992.

Ikrafttredelse

I statsråd den 11. desember 1998 ble det bestemt at arkivloven skulle tre i kraft fra 1. januar 1999.

Innholdet i loven

Arkivloven er inndelt i fire kapitler med til sammen 23 paragrafer.

Kapittel 1 - innledende bestemmelser
§ 1 formål: formålet med arkivloven er å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.
§ 2 definisjoner: her defineres begrepene dokument, arkiv, statlig arkiv, kommunalt arkiv, offentlig arkiv, privat arkiv og offentlig organ
§ 3 geografisk virkeområde: Kongen kan fastsette at loven også skal gjelde for Svalbard, Jan Mayen mv
§ 4 arkivverket: Riksarkivet, statsarkivene, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv utgjør det statlige Arkivverket, som ledes av Riksarkivaren

Kapittel 2 - offentlige arkiv
§ 5 virkeområde: bestemmelsene i kapittel 2 gjelder for alle offentlige organ, med unntak av Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for forvaltningen og andre organ for Stortinget
§ 6 arkivansvaret: offentlige organ har plikt til å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid
§ 7 rettlednings- og tilsynsanvar: Riksarkivaren har rettlednings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlige organ
§ 8 opplysningsplikt: på forespørsel fra Riksarkivaren har offentlige organ plikt til å opplyse om forhold som gjelder arkivene
§ 9 kassasjon m.m.: Riksarkivaren må gi tillatelse til avhending, utførsel, kassasjon og retting av arkivmateriale.
§ 10 avlevering: statlige arkiv skal avleveres til Arkivverket. Riksarkivaren kan likevel gi tillatelse til at statlige arkiv blir avlevert til institusjoner utenfor Arkivverket. Videre kan Riksarkivaren bestemme at kommunale arkiv skal avleveres til Arkivverket eller annen institusjon
§ 11 refusjon: Riksarkivaren kan kreve refusjon fra avleverende organ for merkostnader Arkivverket blir påført dersom arkivet tidligere ikke har blitt håndtert i samsvar med gjeldende bestemmelser
§ 12 utfyllende bestemmelser: dette er Regjeringens forskriftshjemmel

Kapittel 3 - private arkiv
§ 13 oppsyn og registrering: Riksarkivaren skal holde oversikt over verneverdige privatarkiv og føre register over privatarkiv som er tatt vare på av offentlige og private oppbevaringsinstitusjoner
§ 14 retningslinjer: Riksarkivaren gir nærmere retningslinjer for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket
§ 15 opplysningsplikt: arkiveier som har fått melding fra Riksarkivaren om at arkivet er særskilt verneverdig plikter å gi melding til Riksarkivaren når arkivet skifter eier, føres ut av landet eller står i fare for å gå tapt
§ 16 avlevering og deponering: dersom verneverdig privatarkiv blir avlevert til eller deponert i Arkivverket eller annen oppbevaringsinstitusjon, kan arkiveieren fastsette særskilte begrensninger i tilgangen til arkivet
§ 17 kopiering: dersom særlig verneverdig arkiv skal føres ut av landet eller står i fare for å gå tapt, kan Riksarkivaren kreve å få kopiere arkivdokumentene
§ 18 innskrenket råderett: arkiv som er registrert som særlig verneverdig kan ikke delest opp, føres ut av landet, skades eller ødelegges uten tillatelse fra Riksarkivaren
§ 19 privatarkiv med offentlig tilknytning

Kapittel 4 - diverse bestemmelser
§ 20 skifte av status: når arkivskapende organ skifter status fra statlig til kommunalt eller fra offentlig til privat kan Riksarkivaren bestemme at arkivet helt eller delvis skal følge de reglene som gjelder for tidligere status
§ 21 tilegning av offentlige arkiv: ingen kan tilegne seg offentlig arkivmateriale uten i samsvar med bestemmelser gitt i medhold av arkivloven § 12 eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren
§ 22 straff: den som med vilje handler i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av arkivloven kan straffes med bøter
§ 23 ikrafttredelse: Kongen bestemmer når arkivloven skal tre i kraft

Forholdet til andre lover

I tillegg til arkivloven med arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift er det flere andre lover, forskrifter og instrukser som får følger for arkivdanningen og bruken av arkiv (Meld. St. 7 (2012 – 2013), side 62-63). Relevante regelverk er:

• Forvaltningsloven, som gir generelle regler om saksbehandling og spesifiserte regler om taushetsplikt, partsoffentlighet og utsiktene for å få tilgang til opplysninger til bruk for forsking uten hinder av taushetsplikten til organet. Dette er ikke regulert av arkivloven.
• Offentleglova handler om tilgangen til forvaltningsdokument, journaler og andre register for offentligheten. Alle slike dokument er arkivdokument etter definisjonen i arkivloven. Offentleglova har innvirkning på journalføring, framlegging av offentlig journal og skjerming av informasjon både i journalen og i dokumentene.
• Personopplysningsloven og personopplysningsforskriften gjelder håndtering av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemiddel, og annen håndtering av personopplysninger når de inngår i eller skal inngå i et personregister. Offentlige personregister er til vanlig offentlig arkivmateriale, og offentlige arkiv inneholder store mengder personopplysninger som blir håndtert elektronisk. Dette får blant annet konsekvenser for journalføring, skjerming og arkivering av både dokument og opplysninger.
• Sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen gir retningslinjer om informasjon som må skjermes av nasjonale sikkerhetshensyn eller av andre grunner. Også disse retningslinjene får konsekvenser for arkivdanningen, ettersom opplysninger og dokument som inneholder informasjon som skal skjermes etter disse reglene, må håndteres særskilt. Sikkerhetsloven gjelder for hele forvaltningen, mens beskyttelsesinstruksen bare gjelder for statsforvaltningen.
• Åndsverkloven sier at den som skaper et åndsverk har opphavsrett til verket. Med åndsverk menes i denne loven litterære, vitenskapelige eller kunstneriske verk av alle slag og uten hensyn til uttrykksmåte og uttrykksform. Loven setter grenser for bruk av materiale som kommer inn under reglene i loven. I praksis fører det til at loven også setter grenser for bruken av arkivmateriale i offentlige arkiv.
• Helselovgivingen omfatter flere lover og forskrifter som har relevans for arkivene, først og fremst for håndtering av pasientdokumentasjon, og inneholder flere regler om taushetsplikt. Det gjelder primært opplysninger som det også er taushetsplikt for etter forvaltningsloven, men det kommer noen regler i tillegg. De viktigste lovene og forskriftene under helselovgivingen er:
  • Helsepersonelloven og pasientjournalforskriften inneholder til sammen flere regler om føring og håndtering av pasientjournaler.
  • Helseregisterloven er en særlov for håndtering av personregister og personopplysninger innenfor helserettens område, og som så langt loven rekker, kommer i stedet for personopplysningsloven på dette området.
  • Helseforetaksloven regulerer forholdet mellom helseforetakene og arkivloven ved at helseforetakene regnes som offentlige organ etter arkivloven.
  • Spesialisthelsetjenesteloven regulerer plikten til å bevare, kassere eller avlevere pasientarkiv for virksomhetene i spesialisthelsetjenesten.

I tillegg kommer eForvaltningsforskriften, som gir mer spesifikke regler om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen, og dette berører arkivdanningen i stor grad. Forskriften inneholder regler om håndtering og arkivering av elektronisk signerte dokument.

Behov for revisjon

Den 9. november 2012 fremmet Regjeringen Stoltenberg II ved Kulturdepartementet Meld. St. 7 (2012 – 2013) Arkiv, vanligvis kalt arkivmeldingen. Her ble det pekt på behovet for en gjennomgang og revisjon av arkivloven: "Arkivlova med forskrifter gjeld både statleg, kommunal og privat verksemd og utgjer dermed eit rammeverk for ein heilskapleg arkivpolitikk. For å realisere sentrale arkivpolitiske mål og strategiar er det behov for ei brei gjennomgåing og revidering av arkivlova." (side 76). Departementet understreket at arkivloven og tilhørende forskrifter bør revideres og oppdateres for å ta hensyn til den teknologiske utviklingen i sektoren. Siden forvaltningen i all hovedsak er i ferd med å gå over til elektronisk saksbehandling bør regelverket gjennomgås og oppdateres. I arbeidet med endringer av arkivloven sa departementet at følgende forslag skulle vurderes (side 109):

• alle dokument som er journalføringspliktige etter offentleglova, bør også bli arkivpliktige etter arkivloven
• virksomheter som utfører oppgaver på vegne av det offentlige, skal ha påbud om å følge regelverket for offentlige arkiv
• arkivdanning (dokumentfangst, lagring og tilgjengelighet) bør være en pålagt funksjon i alle system som håndterer offentlige arkivdokument
• regelen om sikring av særskilt verneverdige arkiv bør få et videre virkeområde
• Riksarkivarens koordineringsansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv bør gjøres mer tydelig ved å inngå i lovteksten

Offentlige dokumenter

• NOU 1987: 35 Samtidens arkiver - fremtidens kildegrunnlag. Avgitt til departementet i september 1987.
• Ot.prp. nr. 77 (1991-92). Om lov om arkiv. Tilråding fra Kulturdepartementet av 22. mai 1992.
• Innst. O. nr. 1 (1992-93). Innstilling fra kirke- og undervisningskomiteen om lov om arkiv. Innstilling avgitt 15. oktober 1992.
• Stortingsforhandlinger (1992-93), 8. del, I Forhandlinger i Odelstinget, side 5-7. Referat fra debatt og vedtak i Odelstinget den 26. oktober 1992.
• Besl. O. nr. 1 (1992-93). Vedtak om lov, 26. oktober 1992.
• Stortingsforhandlinger (1992-93), 8. del, II Forhandlinger i Lagtinget, side 3. Referat fra debatt og vedtak i Lagtinget den 4. november 1992.
• Offisielt fra statsråd 11. desember 1998 (regjeringen)
• Meld. St. 7 (2012-2013) Arkiv. Fremmet 9. november 2012.

Eksterne lenker

• Arkivloven i fulltekst (Lovdata)
• Arkivforskriften i fulltekst (Lovdata)
• Riksarkivarens forskrift i fulltekst (Lovdata)
• Arkivlovens tilhørende forskrifter og tolkningsuttalelser (regjeringen)
• Tolkningsuttalelser om arkivloven (regjeringen)
• Karnov. Norsk kommentert lovsamling. 1999. Arkivloven: side 2303-2306 (Nasjonalbiblioteket)
• Lov om arkiv - saksgangen i Stortinget (Stortinget)
• Lover, regler og retningslinjer (Arkivverket)
• Riksarkivarens myndighet (Arkivverket)