Enterprise resource planning

Fra Wikipedia, den frie encyklopedi
Gå til: navigasjon, søk

Enterprise resource planning (ERP) er den internasjonale betegnelsen på programvare som støtter opp om flere av en bedrifts virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi. Målet med ERP er å håndtere virksomhetens informasjon, og tilfredsstille behov for styring og administrasjon. ERP er ikke nødvendigvis ett produkt, men en beskrivelse av kvalitetenintegrasjonen mellom virksomhetens systemer. ERP-systemer kjennetegnes ofte av at de inneholder løpende oppdaterte data, felles database og enhetlig brukergrensesnitt på tvers av moduler. ERP-løsninger kan bidra til store forbedringer i en virksomhets måloppnåelse, produktivitet og kvalitet. Unødvendig dobbeltarbeid kan fjernes og bedre beslutninger fattes. Samtidig får ERP ofte kritikk for dårlig brukervennlighet, og ERP kan få skylden for problemer når en virksomhet har implementert ERP-løsninger som fungerer dårlig.

Historie[rediger | rediger kilde]

Selve begrepet ERP ble innført av forsknings- og analysefirmaet Gartner i 1990. Mange ERP-løsninger var opprinnelig spesialisert på enten produksjon, økonomi eller HR. Nærmere årtusenskiftet ble det vanligere med bredere systemer som dekker flere ting. Datoproblematikk knyttet til nytt århundre og overgangen til euro i 2002 ble utløsende faktorer for at mange anskaffet ERP-systemer. I Norge var Statoil tidlig ute med å anskaffe en SAP-løsning, mens offentlig sektor med helseforetakene (Sykehuspartner) og Forsvaret (via Los-programmet) har fulgt etter med milliardinvesteringer utover 2000-tallet. Selv om nettskyen har gjort ERP og integrerte løsninger aktuelt for stadig mindre virksomheter, er det fortsatt vanlig blant virksomheter med under 50 ansatte å ha nettbaserte systemer som ikke snakker sammen, eksempelvis ved at man bruker Dropbox til fillagring, Wordpress til nettpublisering, Mamut til økonomi og Projectplace til prosjektstyring. Microsoft prøver med produktene Dynamics, Sharepoint og Office å kapre markedet for integrerte "alt-i-ett-løsninger".

Tradisjonell tankegang om ERP forutsatte tilgang til store kontorskjermer og installert programvare på datamaskinen. Fremveksten av smarttelefoner med trådløs tilgang til internett har derfor blitt en stor utfordring for ERP-systemene utover på 2010-tallet. Mens Facebook har tatt over mye av den sosiale kommunikasjonen i folks private nettverk, står fortsatt e-post og tradisjonelle intranett sterkt i bedriftsmarkedet. En usikkerhetsfaktor framover er om ERP-systemene vil bli så sosiale at de vil bli "jobbens svar på Facebook", eller om andre kommunikasjonsverktøy vil leve side om side med ERP-løsningene. En undersøkelse av Gerry McGovern blant over 14 000 intranettbrukere viste at det viktigste folk ønsker fra et intranett er å finne folk og få tilgang til verktøy som prosjektstyring, fagsystemer og CRM. Deretter følger personalstoff og nyheter fra virksomheten. En annen usikkerhetsfaktor er om ERP-systemene vil klare å overta mer av informasjonslagringen fra private lagringssteder som Dropbox. Det er gjerne visse yrkesgrupper i bedriften som bruker Dropbox og liknende tjenester, og det nettopp de som IKKE er kjernebrukerne av henholdsvis HR/økonomi og CRM/ERP-systemer: økonomiavdeling og selgere. De yrkesgruppenen ligger på bunnen, derimot er det 3 ganger så mye Dropbox-bruk på IT-avdelingen, 4 ganger så mye blant ingeniørene og 5 ganger så mye blant markedsfolkene. Jo mer de samhandler på tvers og utadrettet, jo mer ser det ut til at bruken av uautoriserte samhandlingsverktøy øker.

Moduler[rediger | rediger kilde]

ERP handler om kontroll på virksomhetens kunder, kroner, filer, folk og ting, fordi penger, personer, produkter og informasjon strømmer gjennom virksomheten i såkalte verdikjeder. For å bli ansett som et ERP-system må programvarepakken dekke flere funksjoner. Standardiserte ERP-pakker kan ofte utvides ved å anskaffe tredjeparts programvare for å gi ytterligere funksjonalitet.

Typiske moduler og delområder innen ERP:

  • Kunder: Kunderelasjonshåndtering (salg, markedsføring og kundedialog, se også CRM)
  • Kroner: Økonomi (regnskap, lønn, budsjett og betalingsformidling)
  • Filer: Dokumenthåndtering (lagring, samhandling og publisering, se også CMS)
  • Folk: Personal (bemanningsplanlegging, timeregistrering, rekruttering, kompetansekartlegging, ferieplaner og sykefraværsoppfølging, se også HR)
  • Ting: Logistikk (ordre, lager, innkjøp og produksjon, se også PLM)

Andre områder som ofte berøres av ERP:

  • Kommunikasjon: Chat, forum, blogg, wiki, intranett
  • Analyse: Rapporter og beslutningsstøtteverktøy (se også BI)
  • Prosjekt: Planlegging, oppgavefordeling og oppfølging

Strategier[rediger | rediger kilde]

De forskjellige ERP-leverandører har utformet sine systemer rundt standard forretningsprosesser, gjerne basert på ”beste praksis”. Tilpasninger av et ERP-system innebærer at det gjøres endringer eller utvidelser som endrer hvordan det standardiserte systemet fungerer. Tilpasninger kan være svært kostbart og komplisert. En rasjonell implementering av et ERP-system i en bedrift vil fordre en viss tilpasning av organisasjonen og av bedriftens forretningsprosesser fremfor å tilpasse programvaren til eksisterende prosesser. Stridens kjerne i mange virksomheter kan være i hvilken grad virksomheten skal tilpasse seg en standardisert måte å jobbe på, eller betale for å få tilpasset systemene til sine rutiner. For korte forprosjekter med manglende kartlegging av eksisterende forretningsprosesser er en viktig årsak til feilslåtte ERP-investeringer.[1] Risikoen for fiasko reduseres ved en grundig analyse av alle operasjonelle forretningsprosesser før man velger system/leverandør. Deretter er spørsmålet i hvilken grad man skal tilpasse teknologien til prosessene, eller motsatt. På grunnlag av valgene man tar kan man velge leverandør og dimensjonere fremtidig organisasjon.[2] Forskning viser at risikoen for at ERP-systemets forretningsprosesser ikke samsvarer med behovet reduseres ved å evaluere gjeldende organisatoriske prosesser opp mot bedriftens overordnede strategier, analysere effektiviteten til hver prosess i lys av oppnåelig produktivitet og skape forståelse av verdien og omfanget av de løsninger som skal implementeres[3][4]

En annen måte å se ERP på er at det handler om ressurser (penger, deler, produksjonskapasitet) og forpliktelser (ordre, innkjøp og lønn). De store gevinstene kommer gjerne når systemene muliggjør krysskobling av informasjon. Typiske mål med ny ERP kan være å gjøre medarbeiderne i stand til selvbetjent vedlikehold av CV eller sentral kontroll på lagerbeholdningen av en bestemt artikkel. Men effektene kan komme helt andre steder, fordi analyser av data på tvers av fagssytemer gjør at man oppdager uventede mønstre. Sett fra medarbeidernes ståsted er ikke alltid dette fordeler. Ansvar flyttes ofte fra staber til mellomledere og medarbeidere. Avdelinger kan settes opp mot hverandre. På toppen av det hele innebærer ofte bytter av ERP at systemer man er fortrolige med erstattes med nye, sentraliserte løsninger som ikke nødvendigvis er like brukervennlige.

Integrasjon[rediger | rediger kilde]

Som grunnleggende ERP-strategi har en virksomhet tre valg:

  • Full integrasjon via skreddersøm eller standard API: ERP-systemer som snakker sammen mellom moduler og godkjente tredjepartsverktøy
  • Databaseintegrasjon: ERP-systemer som snakker sammen via tabeller i en database
  • Manuell eller ingen integrasjon: Man aksepterer at det gjøres dobbeltarbeid fordi integrasjon er dyrt/vanskelig

En viktig del av ERP-strategien er å finne ut hvor og hvordan man skal lagre masterdata. Dette er data som ofte er "dubletter", det vil si at dataene ligger lagret i mange ulike systemer. Hvis en medarbeider eller kunde bytter navn, hvordan og hvor mange steder skal dette korrigeres, og hvilke systemer skal hente opplysningene fra stedet hvor masterdata vedlikeholdes? Ofte velger man å gå for bredere ERP-løsninger for å fjerne behovet for synkronisering av data mellom ymse systemer.

Det er viktig å skille mellom skreddersøm og innstillinger. Mens skreddersøm kan øke viljen blant brukerne til å ta i bruk den nye løsningen, er det da virksomhetens ansvar hvordan skreddersømmen testes, driftes og vedlikeholdes. Vil den overleve en oppgradering av programvaren? Innstillinger er en måte å "skreddersy" løsningen uten å overta ansvaret fra leverandøren.

Fordeler med ERP[rediger | rediger kilde]

Viktigste fordeler med en ambisiøs ERP-strategi er:

  • Integrerte prosesser sparer tid og penger
  • Ledelsen kan fatte beslutninger raskere med færre feil
  • Data blir synlig på tvers i organisasjonen
  • Bedre budsjetter og bedre historikk
  • Sporing av ordre fra aksept til leveranse
  • Lettere å finne ut hva man tjener mest penger på

Ulemper med ERP[rediger | rediger kilde]

Viktigste ulemper med en ambisiøs ERP-strategi er:

  • At tilpasning er så vanskelig og ERP ofte fordrer at man finner minste felles multiplum i virksomheten
  • Endringer i prosessene for å tilpasse seg til ERP-systemet kan fjerne fokus fra kjerneoppgavene
  • ERP kan være dyrere enn mindre integrerte og mindre ambisiøse løsninger
  • Høye byttekostnader ved ERP gir leverandøren forhandlingsmakt som kan øke prisene på drift og vedlikehold
  • Motstand mot å dele sensitiv informasjon mellom avdelingene
  • Man integrerer uavhengige forretningsområder som hadde levt fint på egenhånd
  • Opplæring i nye rutiner og systemer tar fokus vekk fra daglig drift
  • Man kan miste konkurransefortrinn fordi man tilpasser seg til standardmetoder å jobbe på

Prosjekter[rediger | rediger kilde]

Bytte av ERP-systemer er en høyrisikooppgave for en virksomhet. Mange av de største virksomhetene i verden opplever nedgang i resultatene i en overgangsperiode. Ofte mangler virksomheten intern kompetanse til å gjennomføre et ERP-prosjekt, noe som har skapt et marked med mange høyt betalte rådgivere som bistår med ERP-implementering. Vanligvis tar eksterne tilbydere ansvaret for hele ERP-implementeringen herunder planlegging, opplæring, testing, implementering og levering av eventuelle tilpasninger. Leverandørene av ERP-produkter har ofte en partnerstrategi, og formidler kompetanse om systemet via de eksterne konsulentene. Enkelte ERP-pakker er ikke utformet for å støtte tilpasninger, mens andre pakker har svært høy grad av generisk funksjonalitet som innebærer at man gjør tilpasninger under selve implementeringsprosessen. Etter at en ERP-løsning er levert kreves det vedlikehold, brukerstøtte og administrasjon i driftsfasen. Dette utføres ofte av en intern IT-avdeling, men kan også outsources til eksterne konsulenter.

Hvor lang tid et ERP-prosjekt tar varierer med virksomhetens størrelse, antall moduler og hvor mye prosessene skal endres. En trinnvis lansering anbefales ofte. En undersøkelse av storbedrifters ERP-prosjekter viste at det typiske ERP-prosjektet deres varte i 14 måneder og inkluderte 150 innleide konsulenter. Små prosjekter kan være gjort på måneder, mens multinasjonale og andre større prosjekter kan vare i mange år. Manglende forståelse for behovet for prosessendringer før man starter ERP-implementeringen er en hovedårsak til prosjekter som feiler. Problemene kan skyldes systemet, prosessene, infrastrukturen, opplæringen eller manglende motivasjon. Særlig vanskelig er det naturligvis å få motivasjon blant ansatte som kan bli overflødige hvis man tar ut gevinsten med det nye systemet. ERP-prosjekter er spesielt utfordrende i desentraliserte virksomheter, fordi disse ofte har varierende prosesser, forretningslogikk, attesteringsrutiner og beslutningsformer.

Datamigrering er et uttrykk for prosessen med å flytte data fra et eksisterende system til ERP-løsningen. Migrering er kritisk for å lykkes med implementeringen og krever nøye planlegging. Migreringen skjer ofte like før den nye løsningen settes i produksjon, og får derfor for lite oppmerksomhet.

Leverandører[rediger | rediger kilde]

Det er tre store aktører på markedet for ERP-systemer: SAP, Oracle og Microsoft. Markedsverdien til Microsoft er cirka fire ganger så stor som SAP og det dobbelte av Oracle, mens SAP ligger rundt Statoil i verdi. SAP regnes som størst innen ERP, for mens de er spesialisert på ERP har Oracle andre virksomhetsområder mot bedriftsmarkedet, og Microsoft er også store i forbrukermarkedet.

Utdanning[rediger | rediger kilde]

NITH har begynt å tilby mastergrad i forretningssystemer. Da er ERP og forsyningskjede et av hovedområdene sammen med prosjektledelse, digital markedsføring, IT-styring, sosiale medier, tingenes internett og rapportering (business intelligence). Studentene skal kvalifiseres til jobber som IT-leder, prosjektleder, forretningsanalytiker, konsulent og systemutvikler.

Kildehenvisninger[rediger | rediger kilde]

  1. ^ Turban et al. (2008). Information Technology for Management, Transforming Organizations in the Digital Economy. Massachusetts: John Wiley & Sons, Inc., pp. 300-343. ISBN 978-0-471-78712-9
  2. ^ Brown, C., and I. Vessey, "Managing the Next Wave of Enterprise Systems: Leveraging Lessons from ERP," MIS Quarterly Executive, 2(1), 2003.
  3. ^ King. W., "Ensuring ERP implementation success," Information Systems Management, Summer 2005.
  4. ^ Yusuf, Y., A. Gunasekaran, and M. Abthorpe, "Enterprise Information Systems Project Implementation: A Case Study of ERP in Rolls-Royce," International Journal of Production Economics, 87(3), February 2004.