Dokumenthåndteringssystemer

Fra Wikipedia, den frie encyklopedi
Gå til: navigasjon, søk

Dokumenthåndteringssystemer (engelsk: Document Management System / DMS) er programvare som brukes til å arkivere dokumenter og andre elektroniske medier i en organisasjon. Dette omfatter forvaltning av arbeidsflyter for redigeringsprosessen, versjonskontroll, revisjon, publisering, arkivering, indeksering og søk. Systemer for dokumenthåndtering er ofte en sentral funksjon i større systemer for informasjonsforvaltning (engelsk: Enterprise Content Management / ECM).

Sentrale funksjoner i et DMS[rediger | rediger kilde]

Funksjon Beskrivelse
Metadata Metadata er opplysninger om et dokument som kan bidra til å finne fram til korrekt fil. Metadata kan for eksempel inneholde dato dokumentet ble lagret, identiteten til brukeren som lagret det, samt andre opplysninger som kan bidra til sikker identifisering. Enkelte DMS kan selv trekke ut metadata fra dokumenter, eventuelt også utføre tekstgjenkjenning på innskannede dokumenter (OCR). For å sikre at metadata blir oppgitt av brukeren, kan noen systemer vise egne dialogbokser ved lagring av dokumenter/filer. Slik intervensjon i brukerapplikasjoner forutsetter som regel egne moduler (plugins). Metadata kan lagres separat fra selve dokumentet (som regel i en database) eller som en del av selve dokumentet/filen dersom filformatet støtter slik lagring (lagring i "filheader"). Eksternt lagrede metadata gjør som regel søking raskere og mer fleksibel, men krever også egne verktøy for å vedlikeholde databasen. Lagring av metadata som en del av selve dokumentet sikrer at metadataene alltid følger filen. Metadataene kan eventuelt kopieres fra database til filheader når filen endres eller kopieres ut av DMSet.
Integrering

Mange DMSer har integrert håndtering av dokumentene i et eget styringspanel. For web-baserte systemer kan dette være en standard nettleser. Styringspanelet brukes for å endre metadata eller andre opplysninger for enkeltdokumenter eller samlinger av dokumenter. Noen systemer tillater at dokumentene åpnes og redigeres direkte i styringspanelet, andre tillater at dokumentene kan åpnes i sine respektive applikasjoner ved hjelp av koblinger. Det brukes ofte åpne standarder som ODMA, LDAP, WebDAV og SOAP å besørge integrasjon med annen programvare.

Ikke-elektroniske dokumenter (skanning)

Behandling av dokumenter som ikke foreligger elektronisk (papirdokumenter) kan gjøres ved at disse skannes og utstyres med metadata slik at de blir søkbare. Noen DMS er utstyrt med (eller kan kobles til separat programvare) optisk tekstgjenkjenning (OCR), og derigjennom konverteres til elektronisk format.

Indeksering

Indeksering sørger for at det lages lister (indekser) over filene i et DMS basert på metadata. Formålet er som regel raskere gjenfinning ved søk, for eksempel etter forfatter, prosjekt, klient mm.

Lagring

Et DMS må holde styr på hvor dokumentene faktisk er lagret, samt tidspunkt for lagring. Det er også ønskelig at det holdes oversikt over når et dokument har vært åpnet for redigering, samt at det gis tilgang til tidligere versjoner av samme dokument. Det kan også være behov for funksjoner for sikkerhetskopiering samt sikker sletting av både enkeltdokumenter og dokumentsamlinger.

Gjenfinning

Å finne rett dokument i et DMS innebærer som regel at brukeren enten blar i lister der samlingen er sortert etter gitte kriterier, eller at brukeren skriver inn søkebegreper for å finne ett eller flere bestemt(e) dokument(er). Gjenfinning kan også være en kombinasjon av disse to metodene. Søking kan gjøres enkelt ved kun å søke etter ett begrep (eventuelt en kombinasjon av flere søkeord) eller avansert ved at brukeren får tilgang til søkeverktøy som tillater flere tilleggsparametre (dato, forfatter, dokumenttype osv). Søkeresultatene kan presenteres som en liste der brukeren kan gjøre ytterligere filtrering eller sortering av resultatet. Det vil også kunne være behov for å lagre søkeresultatene, for eksempel dersom det skal lages henvisninger til dokumentene. Lagring av selve søkebegrepet kan også være hensiktsmessig, for eksempel som en erstatning for indekser ved at det lages ad hoc samlinger ved hjelp av slike lagrede søk.

Distribusjon og publisering

Med distribusjon menes (i motsetning til arbeidsflyt og samarbeid) at dokumenter gjøres tilgjengelig for en definert målgruppe (dvs at dokumentene normalt ikke skal endres). Det vil som regel være behov for å konvertere dokumentene til et mer distribusjonsvennlig format, enten fordi mottaker ikke kan forventes å ha applikasjonen dokumentet er laget i eller fordi det er ønskelig med en versjon som er tilpasset lesing (mindre størrelse, andre fonter, innebyggede navigasjonshjelpemidler osv). For enkelte typer dokumenter er det også ønskelig å beskytte dokumentene på forskjellige måter i forbindelse med distribusjon, for eksempel å hindre brukeren fra å gjøre endringer eller kopiere innhold. Distribusjon vil i mange tilfeller også være rettet mot spesifikke mottakere, og det kan da være behov for å beskytte mot innsyn fra andre, for eksempel ved hjelp av kryptering. Distribusjon vil i mange tilfeller gjøres via datanettverk, web eller epost. Men det kan også være behov for å distribuere dokumenter på elektronisk lesbare medier (CD / minnepinne) eller fysisk ved at de skrives ut. Det kan være behov for å loggføre distribusjonen.

Sikkerhet

Dokumentsikkerhet er viktig i mange DMS, og innstillinger for å beskytte mot innsyn, redigering og sletting kan bli komplekse. I en del sammenhenger vil det være ønskelig å skille mellom innsyn i selve dokumentet og innsyn i metadataene. For eksempel har offentlig virksomhet ofte krav om åpenhet i omstendighetene rundt et dokument (dato, avsender, saksbehandler, tema mm), mens innsyn til selve innholdet er begrenset. Beskyttede dokumenter vil også ha behov for andre sikkerhetstiltak i forbindelse med sikkerhetskopiering, konvertering, sletting osv.

Arbeidsflyt

Arbeidsflyt kan være en svært kompleks prosess og noen DMS har innebygget automatikk som tillater at det settes regler for hvem som skal håndtere dokumentet (redigering, godkjenning, distribusjon, sletting osv), i hvilken rekkefølge og det skal skje og til hvilke tidsfrister. Det vil også kunne være behov for at arbeidsflyten synes inne i selve dokumentet. For eksempel er mange dokumenter utstyrt med en eller flere "forsider" der det framgår hvem som har gjort hva med dokumentet. I en arbeidsflyt vil det ofte være behov for en eller annen form for elektronisk signatur, dvs at den som håndterer dokumentet må legitimere seg ved hjelp av passord eller andre hjelpemidler.

Samarbeid

Ofte vil flere enn én person ha rett til å endre innholdet i et dokument. Det er derfor vanlig at DMS har funksjoner som "låser" et dokument for redigering når det er åpnet for redigering på en maskin. Dette kalles ofte for å "sjekke ut" dokumentet. Vedkommende redigerer må da "sjekke inn" dokumentet når redigeringen avsluttes. En del dataprogrammer har slik funksjonalitet innebygget. Enkelte løsninger tillater at flere redigerer dokumentet samtidig ved at brukerne er koblet til et felles nettverk og ser hverandres aktiviteter. Samarbeid om endringer kan også skje ved at det gjøres markeringer i innholdet med egne verktøy eller at brukerne diskuterer endringer via meldinger, pratebokser (chat) eller lignende.

Versjonskontroll

Et DMS vil typisk inneholde funksjoner for å vise når et dokument er endret. Det bør også gi tilgang til tidligere versjoner, eventuelt med verktøy som gir tydelig oversikt over hvilke endringer som er gjort.