Getting Things Done

Fra Wikipedia, den frie encyklopedi

Gå til: navigasjon, søk
Opprydning: Denne artikkelen trenger en opprydning for å oppfylle Wikipedias kvalitetskrav. Du kan hjelpe Wikipedia ved å forbedre den.

Getting Things Done, vanligvis forkortet til GTD, er et system for å organisere oppgaver og tidsbruk, og er også tittelen på en bok av David Allen. GTD betyr Få ting gjort på norsk.

GTD-metoden bygger på prinsippet om at det er bedre å frigi sinnet fra tankene om alt som man ønsker skal bli gjort, og overføre dem til et utvendig system; slik at man istedet kan konsentrere seg om å gjøre det som faktisk trengs, og å gjøre en ting om gangen.

Innhold

[rediger] Teoretisk og prakstisk grunnlag for GTD

Metoden er utviklet av amerikaneren David Allen. Han legger mindre vekt på prioritering av gjøremål, enn å gruppere dem i forhold til kontekster. For eksempel kan en liste av telefonsamtaler bli en telefon-kontekst, og en handleliste av dagligvarer blir en butikk-kontekst, eller kanskje bare en ute-kontekst. David Allen foreslår også at gjøremål som tar to minutt eller mindre, blir gjort med en gang. Også kalt tominutters-regelen.

GTD-metoden baserer seg på å gjøre det enkelt å lagre, spore, og hente frem den informasjonen som er relatert til de tingene individet «må få gjort». En grunn til de mentale blokkeringene individet opplever når det prøver å gjøre visse aktiviteter, er at det mangler skikkelig forhåndsplanlegging, ifølge Allen. Dette betyr at for hvert prosjekt individet har, bør det klargjøres hva man vil oppnå (altså hva som skal til for at prosjektet skal kunne kalles ferdig), og hvilke spesifikke handlinger som må til for å nå målet. Det mest praktiske er ifølge Allen å gjøre så mye av tenkingen på forhånd, slik at det genereres en liste av gjøremål som individet siden kan gjøre uten å bruke energi på videre planlegging.

Det menneskelige mentale påminnelsessystem er ikke særlig effektivt. De hjernene individet er utstyrt med er ikke laget for å holde orden på et mylder av detaljer på en gang. Derfor er det sjelden individet kommer på hva det skal gjøre når det faktisk er i en posisjon til å gjøre det. GTD-systemet viser neste handling, sortert etter kontekst og lagret i et eksternt system man stoler på. Slik kan individet få de påminnelsene det trenger til rett tid, og når det er på rett sted.

Dette kan gjøres på forskjellige måter, både ved hjelp av elektroniske hjelpe-midler, og gammeldags penn og papir. Mange sverger til papirbaserte løsninger, da disse har den fordelen at de hverken krasjer eller går tomme for batterier.

David Allen sier i boken «Ready for anything»:

Sitat Få alt ut av hodet. Bestem hva som må gjøres med ting når de oppstår, ikke når det eksploderer i fjeset ditt. Organiser påminnelser for prosjektene dine, og neste handlinger for dem i egnede kategorier. Hold systemet ditt oppdatert, komplett og gå gjennom det ofte nok til at du kan stole på intuisjonen din om hva du gjør (eller ikke gjør) til enhver tid. Sitat

[rediger] Prinsipper

Kjerneprinsippene i GTD-systemet

[rediger] Oppsamling

Alt individet trenger huske, holde orden på eller gjøre, fanges opp i det David Allen kaller en "bøtte": Dette kan være enten en fysisk innboks, email innboks, notatbok, kassettopptager eller hvilken som helst kombinasjon av disse. Alt skal ut av hodet og inn i oppsamlingssystemet, slik at det kan gjennomgås. Alle slike "bøtter" bør gjennomgås til de er tomme, minst en gang om dagen.

[rediger] Behandling

Når gjennomgangen av innboksen gjøres, skal følgende oppskrift brukes:

  • start på toppen
  • behandle kun en ting om gangen
  • plasser aldri noe tilbake i innboksen
  • dersom en ting trenger en handling, bestem en av følgende:
    • gjør det (dersom det krever to minutter eller mindre)
    • deleger det eller
    • utsett det
  • dersom du ikke kan gjøre noe med det:
    • arkiver det som referanse
    • kast det
    • legg det til side for mulig gjenopptagelse senere

Tominuttsregelen sier: «Dersom det tar to minutter eller mindre å gjøre, gjør det med en gang.» To minutter er bare en retningslinje, det er omtrent den tiden det tar å formelt sette det til utsatt i GTD-systemet.

[rediger] Organisering

David Allen foreslår disse liste-typene som utgangspunkt for å holde orden på ting som trenger oppmerksomhet:

  • Neste handlinger. For hver ting som krever oppmerksomhet, bestemmes hva som er den neste fysiske handling som er mulig å gjøre. For eksempel, dersom tingen er skriv rapport, den neste handlingen kan være skriv epost til Geir om møte-referat, eller ring Tone om rapportmal, eller noe liknende. Selv om det trengs mange handlinger for å gjøre et prosjekt ferdig, vil det alltid være et eller annet som vil måtte gjøre først. Dette kan legges til neste handling-listen. Helst bør denne listen være sortert etter hvor hver handling kan gjøres, som for eksempel på kontoret, i butikken eller hjemme.
  • Prosjekter. Hver «hengende tråd» som behøver mer enn en handling for å gjøres ferdig, blir et prosjekt. Disse spores og blir gjennomgått periodisk, slik at hvert prosjekt har en neste handling, og kan komme ett steg videre for å bli ferdig.
  • Venter Når man har delegert en handling til noen andre eller venter på at et eller annet skal bli gjort for at du skal kunne føre prosjektet ett skritt videre, må dette bli registrert i systemet og sjekket med jevne mellomrom for å se om det er på tide å gjøre noe, eller om det må sendes en påminnelse til noen.
  • En gang/kanskje. Dette er saker man har lyst å gjøre en eller annen gang, men ikke akkurat nå. Eksempler på slike ting kan være å lære kinesisk, eller reise til Spania.

Det er viktig å ha en kalender slik at man kan holde orden på avtalene sine. Men Allen foreslår at kalenderen er reservert for det han kaller "det harde landskapet". Dette er ting som absolutt må gjøres til en gitt dato, eller møter og avtaler som er fastsatt med tid og sted. Ting som må gjøres bør heller plasseres i neste handling listen.

En siste sentral del av GTD er arkiverings-systemet. Dersom et arkiveringssystem skal bli brukt, må det være lett, enkelt, og morsomt å bruke. Selv et enslig papirark, dersom man trenger det for referanse, bør få sin egen fil, dersom det ikke hører hjemme i en mappe man allerede har. David Allens forslag er at man har ett eneste, alfabetisk ordnet system, slik at det blir så raskt og enkelt som mulig å bruke.

Brukere av Google's Gmail web-eposttjeneste kan også bruke merkelapper for å lage 'å gjøre' lister og prosjekter. Dette er forklart i Bryan Murdaugh's "Getting Things Done with Gmail" [1] whitepaper. Denne beholder mange av de samme prinsippene som GTD, men implementerer dem i web-epost.

[rediger] Gjennomgang

Listene med gjøremål og påminnelser vil ikke være til mye nytte dersom man ikke går gjennom dem minst en gang om dagen, eller når man har tid til det. Gitt den tiden, energien og de ressursene man har ved et gitt tidspunkt, kan man så bestemme hva som er vikigst å gjøre, og så gjøre det.

Disiplinen i GTD-systemet krever at man tar en gjennomgang av alle utestående handlinger, prosjekter og ting som står på vent, minst en gang i uken. På den måten kan man være sikker på at nye oppgaver og kommende events blir fanget opp og satt inn i systemet, og at alt er oppdatert. Allen foreslår at man oppretter en spesiell tickler-fil som kan friske opp hukommelsen hver uke med utestående oppgaver og prosjekter.


[rediger] Gjør

Ingen organiseringssystemer er noe særlig verd dersom man bruker all tiden til å organisere oppgavene, istedet for å faktisk få dem gjort. Men hvis man kan gjøre det enkelt, lett og morsomt å gjøre det man skal, vil man ikke så lett begynne å utsette ting, eller føle seg overmannet av for mange "løse tråder".

[rediger] Verktøy og teknikker

David Allen foreslår den tidligere nevnte «tickler filen» for å organisere papirer (dette blir også kalt «43 mapper»). Tolv mapper blir brukt til å representere hver av de tolv månedene i året, og 31 ekstra mapper representerer dagene i måneden. Mappene er arrangert slik at de kan hjelpe deg til å huske de gjøremålene som hører til den dagen. Hver dag åpner du den mappen som representerer dagens dato. Du tar alt innholdet ut, og putter den tomme mappen inn i neste måneds mappe. Dette systemet gjør at du kan lagre fysiske påminnelser til deg selv. Eksempelvis, hvis du skal på en konsert den 12. i en måned, kan du legge billettene i den tolvte mappen. Når så den 12. kommer, ligger billettene der og venter.

Man kan lage dette systemet på forskjellige måter, for eksempel ved å bruke en ringperm, eller et arkiverings-skap. Det viktigste er at det blir brukt konsekvent, og blir oppdatert.

[rediger] Referanser

[rediger] Eksterne lenker

[rediger] Utdrag fra Getting Things Done (Business Week)

Hentet fra «http://no.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done»
Personlige verktøy
Opprett en bok