Innkjøp

Innkjøp omfatter aktiviteter organisasjoner gjennomfører i forbindelse med anskaffelse av varer og tjenester fra eksterne kilder. Målet er at varen og tjenesten dekker et behov, og at det kjøpes inn til best mulige betingelser og samtidig tilfredsstiller krav til kvalitet, kvantitet og tilgjengelighet. Bedrifter og offentlige virksomheter gjennomfører sine innkjøp med definerte prosesser for å sikre optimal konkurranse i markedet.

Innkjøp er prosessen med å identifisere leverandører av varer og tjenester bedriften trenger, i den hensikt å skaffe seg tilgang til disse nødvendige eksterne ressursene på forretningsmessige, bærekraftige og etiske betingelser. Prosessen er en trinnvis beslutningsmodell, og kan deles opp i forberedende (strategisk), gjennomførende (taktisk) og oppfølgende tiltak (operasjonelt). Mest fokusert i faglitteraturen er arbeidet med forhandlinger og kontrakt, men den viktigste forutsetningen for et vellykket kjøp ligger i tidlig-fasen.

Organisasjoner har ulike behov for eksterne ressurser som kjøpes inn. Det følger derav at det er ulike måter å organisere innkjøp på, avhengig av hvordan virksomheten er innrettet. Bedrifter med produksjon av fysiske varer har fokus på kjøp av komponenter, råvarer og energi til produksjonsprosessen, dette er ofte den største kostnadsposten og er planstyrt som avledet etterspørsel. Bedrifter som utelukkende selger rådgiving – rene kunnskapstjenester – bruker en mindre del av budsjettet på innkjøp. Når det offentlige skal kjøpe infrastruktur og bedrifter skal bygge produksjonsanlegg (varige driftsmidler) skjer det gjennom prosjekter der det inngås kontrakt med eksterne entreprenører som utfører arbeidet på vegne av oppdragsgivere. Prosjektanskaffelser skiller seg fra annet innkjøp ved at det er unike oppdrag som vanskelig lar seg standardisere, hvor målet er å skape «varige» verdier. Man setter opp en ny organisasjon for hvert prosjekt og verdiskapingen – og betalingen – skjer over tid.

Strategisk kan innkjøpsfaget betraktes fra flere ulike sider. Hvordan virksomheter organiserer sine innkjøper-ressurser handler om betydningen av innkjøp, i hvilken grad virksomhetens måloppnåelse er knyttet til innkjøpskostnader, leveringspresisjon og generell tilgang på kritiske varer og tjenester.

• Organisering: hovedspørsmålene synes å være i hvilken grad innkjøpsleder inngår i ledergruppen eller på et lavere nivå, om man i større organisasjoner skal sentralisere eller desentralisere innkjøp, og hvordan man legger til rette for tverrfaglighet.
• Prioritering: En annen side av strategisk betydning gjelder hvordan virksomheten skiller mellom vesentlige og uvesentlige kjøp. Kraljicmatrisen er en strategimodell som deler innkjøpet i fire kvadranter ved hjelp av to faktorer; innkjøpets kompleksitet/risiko og betydning/økonomi. Organisasjoner kan ved hjelp av modellen analysere og beslutte hvordan de vil allokere innkjøper-ressursene i forhold til betydningsfulle og kritiske innkjøp.
• Anskaffelses-strategi; hver enkelt anskaffelse planlegges med utgangspunkt i å dekke et behov, og derigjennom å nå et uttalt mål. De ulike måtene å beskrive behovet på (spesifikasjon) og kunnskapen om hvordan man kan adressere leverandørmarkedet, avgjøres av strategien. I investeringsprosjekter er det vanlig å kalle dette for kontraktstrategi (gjennomførings- og kontraktstrategi dokument).

Innkjøpsprosessen styres vanligvis gjennom sekvensielle steg der foregående arbeid danner grunnlag for beslutninger for neste steg. Prosessen er egentlig ikke ferdigstilt før garantier er utløpt eller andre avtalte ytelser er levert. Ved gjenkjøp kjøper bedriften samme eller lignende vare fra den tidligere benyttede leverandøren. Større risiko er det å kjøpe en ny vare fra en leverandør man ikke har tidligere erfaring med.

Trinnvis innkjøpsprosess

Kontrakter regulerer partenes plikter og rettigheter. Det skal foreligge avtaler for alle kjøp, som regulerer de juridiske og kommersielle betingelsene som er avtalt, og som beskriver de tekniske forutsetningene for leveransen. Det er avtalefrihet mellom bedrifter (B2B) men mange bransjer har funnet det hensiktsmessig å lage kontraktstandarder. Ved å anvende standard kontrakter vil partene (kjøper og selger) kjenne seg igjen og enklere bedømme hvilken risiko kontrakten medfører. For bygge- og anleggsarbeider finnes flere tilpassede norske standarder, som faller inn under entrepriseretten.

Prisformat er måten kontrakten definerer prisen på varen og tjenesten som skal kjøpes. Det må besluttes hvilken valuta det skal handles i, hvor ofte betalingen skal skje og om det betales forskuddsvis eller etterskuddsvis, om det er en fast pris for en gitt periode, eller om prisen skal fluktuere. Mange varer omsettes på en børs, og da vil det være den dagsaktuelle prisen som gjelder. Dersom det avtales at prisen kan justeres, må man beslutte hvilke regler som skal gjelde for justeringen, for eksempel en bestemt indeks. Et utvidet syn på "pris" er hva det vil koste eieren totalt sett over levetiden, såkalte levesykluskostnader.

Risiko i kontraktsforhold er knyttet til hendelser som ingen av partene har planlagt for eller ønsket, og som kan føre til leveringsforstyrrelser eller avbrudd. Risiko er summen av "uønskede hendelser" og "sannsynligheten for at hendelsen inntreffer". Et eksempel på utløst risiko er at entreprenøren som graver ny vannledning for kommunen uventet støter på fjell i grunnen som ikke var beskrevet, og derfor må sprenge mer enn budsjettert. Dette medfører lengre tid for gjennomføring og økte kostnader. Spørsmålet i slike saker blir som regel hvem som egentlig har ansvar for dette, og som må dekke de ekstra kostnadene. Partenes finansielle risiko for oppdraget fremkommer av sammenhengen mellom beskrivelse av oppdraget (spesifikasjonen) og valg av prisformat, etter den såkalte pristrekant-modellen. Varianter av prisformater i bygge- og anleggsprosjekter er "fastpris" eller "etter medgått tid og materialer" (etter regning), eller kombinasjoner av disse to.

Referanser

Denne artikkelen er en spire. Du kan hjelpe Wikipedia ved å utvide den.