Informasjonssystem

Et informasjonssystem (IS) er et system for innsamling, lagring, behandling, overføring og presentasjon av informasjon. I prinsippet kan et IS være helt manuelt, men ordet brukes oftest om systemer som er basert på informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Til forskjell fra et datasystem, som er rent teknisk, omfatter et IKT-basert IS også de menneskelige skaperne, brukerne og forvalterne av systemet. Vi kan si at et informasjonssystem består av ett eller flere datasystem sammen med menneskene, organisasjonene og samfunnet rundt.

Informasjonssystemer er dessuten navn på fagfeltet som studerer utvikling og bruk av informasjonssystemer. Dette fagfeltet tilhører informasjonsvitenskapen og legger dermed vekt på å forstå forholdet mellom informasjons- og kommunikasjonsteknologien og individene, gruppene, organisasjonene og samfunnene rundt den. Informasjonssystemer som fagfelt omfatter mange ulike teoretiske perspektiver på IS, og det finnes andre definisjoner av informasjonssystemer enn den som innledet artikkelen.

Oppgavene til et informasjonssystem

De grunnleggende oppgavene til et informasjonssystem er

• innsamling av informasjon fra omgivelsene: fra de menneskelige brukerne, fra andre informasjonssystem og fra sensorer;
• lagring av informasjon over tid;
• behandling av informasjon, f eks for å gjøre den enkel å finne frem i, sette den i sammenheng (kontekst) og utlede ny informasjon;
• overføring av informasjon fra et sted til et annet: til andre menneskelige brukere, til andre informasjonssystemer og til aktuatorer og
• presentasjon av informasjon slik at den er tilpasset de menneskelige brukerne og de andre informasjonssystemene.

Typer av informasjonssystemer

Det finnes en rekke ulike typer IKT-baserte informasjonssystemer, og de kan deles inn på flere ulike måter.

• Personlige informasjonssystemer er IKT-verktøy beregnet for en enkelt bruker eller en liten gruppe av samarbeidende brukere, for eksempel tekstbehandlingssystemer, regneark, presentasjonsprogram, e-postprogram og elektroniske kalendersystemer.
• Virksomhetsinformasjonssystemer (eller bare virksomhetssystemer) forsøker å støtte alle behovene en organisasjon har for informasjonsbehandling på et bestemt område, for eksempel for personalhåndtering, regnskap, innkjøp, logistikk, produksjon og kundebehandling.
• Offentlige informasjonssystemer er rettet mot allmennheten, for eksempel vevsidene til en nettbutikk, til forskjell fra IS som er private eller interne for en organisasjon.
• Sosiale informasjonssystemer (eller sosiale medier) er offentlige systemer der det meste av innholdet er skapt av og delt mellom brukerne, for eksempel eBay, FINN.no, Facebook, Flickr, Twitter, Wikipedia og YouTube. I ytterste konsekvens er det mulig å betrakte både verdensveven («world wide web») og internettet som store informasjonssystemer.
• Forvaltningsinformasjonssystemer er systemer som benyttes i nasjonal forvaltning, for eksempel helsevesenets eller Skatteetatens informasjonssystemer.
• Offentlige forvaltningssystemer er dermed systemer som benyttes i nasjonal forvaltning og som er rettet mot allmennheten, for eksempel vevstedene MinSide og Altinn.

Roller i informasjonssystemer

Menneskene som inngår i et informasjonssystem spiller ulike roller. Noen av de viktigste er:

• Utviklere lager datasystemet og vedlikeholder og videreutvikler det over tid. Dette kalles systemutvikling (eller systemering).
• Designere utformer datasystemets brukergrensesnitt. Interaksjonsdesignere (eller UX-designere) har fokus på brukeropplevelse og systemets brukervennlighet, mens grafiske designere (eller visuelle designere) gjerne er ansvarlig for det estetiske uttrykket og at merkevaren ivaretas.
• Brukere benytter datasystemet, gjerne i det daglige, til å oppnå sine personlige eller yrkesmessige målsettinger.
• Ledere er brukernes overordnede i organisasjoner og systemutviklernes/leverandørenes kunder. De benytter ikke nødvendigvis datasystemet direkte, men inngår likevel i IS-et fordi de utøver makt over andre roller.
• Systemeiere har fått ansvaret for et IS delegert til seg av en leder. En systemeier kan ha ansvar for et helt IS eller deler av et IS, f eks en database eller en prosess (dvs prosesseierskap).
• Teknisk personell står for løpende drift av systemet: de sørger for at IKT-utstyret fungerer, at det er sikkert, at programvaren er oppdatert, at det tas løpende eller regelmessige sikkerhetskopier osv.
• Leverandører gjør IS-et tilgjengelige for brukerne og deres organisasjon.

Et informasjonssystem må dermed bringe sammen fire ulike verdener:

• Subjektverdenen er det informasjonssystemet handler om, f eks kundene i en bank, deres konti, transaksjoner og belånte eiendeler.
• Bruksverdenen består av systembrukerne og deres ledere, f eks bankfunksjonærene.
• Utviklerverdenen består av utviklerne og kanskje leverandørene av IS-et.
• Systemverdenen består av datasystemet, det tekniske personalet og IKT-utstyret.

Organisering av informasjonssystemer

De første informasjonssystemene på 1950- og 60-tallet var gjerne egenutviklede. Utviklerne, brukerne, deres ledere og det tekniske personalet tilhørte samme organisasjon, som også eide IKT-utstyret. Det var ingen IS-leverandør inne i bildet (kun leverandører av IKT-utstyr).

Utover 1970- og 80-tallet ble det vanligere å kjøpe systemer fra eksterne leverandører, slik at utviklerne ikke lenger tilhørte samme organisasjon som brukerne og deres ledere. Etter at IS-et var levert kjørte det fremdeles på brukerorganisasjonens egne maskiner, driftet av eget teknisk personell.

I begynnelsen var det vanlig å spesialutvikle løsninger for hver organisasjon, slik at utviklerne ble midlertidig innleid som konsulenter under utviklingen. På 1980- og 90-tallet ble det vanligere å kjøpe inn standardprogrammer. Selv om utviklere fremdeles ble leid inn for å tilpasse programmene til organisasjonen, jobbet stadig flere utviklere uten direkte kontakt med kundeorganisasjonen.

I dag blir det stadig vanligere å bruke informasjonssystemer som er tilgjengelige over internettet, gjerne gjennom en vevleser. I tillegg til utvikling har leverandøren av slike systemer overtatt ansvaret for teknisk drift og IKT-utstyr. Kjente eksempler er Googles kontor-, e-post- og kalendersystemer og virksomhetssystemene til Salesforce. Vi sier gjerne at slike informasjonssystemer lever i skyen. Informasjonen både behandles og lagres på maskiner som ikke er kontrollert av brukerorganisasjonen, noe som skaper nye privathets- og konfidensialitetsutfordringer.

Oppbygning av informasjonssystemer

Den tekniske delen av et informasjonssystem (dvs det underliggende datasystemet) er bygget opp av ulike komponenter med klart definerte oppgaver. Noen av de vanligste er:

• Databaser lagrer informasjonen over tid. De sørger for at informasjonen kan leses og oppdateres raskt og enkelt. Store informasjonssystemer kan inneholde mange databaser. En database har to hoveddeler: selve dataene og et dataprogram som tar vare på dataene (dvs et databasehåndteringssystem).
• Applikasjoner eller apper er programmer som leser og oppdaterer informasjonen som er lagret i databasen, f eks for å gjøre den enkel å finne frem i, sette den i sammenheng og utlede ny informasjon. Operasjonene til en applikasjon er programmert for å tilfredsstille brukernes (og andre informasjonssystemers) informasjonsbehov.
• Brukergrensesnitt er den delen av IS-et som brukeren ser og interagerer med. Brukergrensesnitt er programmer som kjører på brukernes datautstyr, enten det er en personlig datamaskin, et nettbrett, en mobil enhet eller noe annet. Moderne informasjonssystemer kan derfor ha ulike brukergrensesnitt for ulike typer utstyr. Brukergrensesnittet presenterer informasjon for brukeren, gjerne på en dataskjerm, sammen med andre elementer som menyer, knapper osv. Brukergrensesnittet tar også imot og behandler inndata fra brukerne, som tastetrykk, musebevegelser og museklikk.

Noen nyere komponenter er:

• Vevtjenester gir direkte tilgang til det detaljerte innholdet i databaser og de enkelte operasjonene i applikasjoner. Mens databaser tidligere kun var tilgjengelige gjennom applikasjonsprogrammer, og applikasjonsprogrammer kun var tilgjengelige gjennom brukergrensesnitt, gjør vevtjenestene det mulig å sette sammen data og operasjoner på nye måter på tvers av databaser og applikasjoner. Dette kalles tjenesteorientert arkitektur. Vevtjenester kan gjøres globalt tilgjengelige over hele internettet eller ha begrenset lokal intranett-tilgjengelighet.
• Prosessmotorer utnytter de nye mulighetene som vevtjenester gir. Prosessmotorer gjør det enkelt å beskrive nye måter å sette sammen vevtjenester på, gjerne gjennom et grafisk brukergrensesnitt, slik at beskrivelsen kan eksekveres automatisk. Slik blir det mulig å tilfredsstille nye informasjonsbehov - eller utnytte nye informasjonsmuligheter - raskt og enkelt uten endringer i eksisterende system og uten omfattende programmering.
• Brukergrensesnittjenere er bindeledd mellom applikasjonene og prosessmotorene på den ene siden og de ulike brukergrensesnittene på den andre. Hensikten er å skape ett enkelt kontaktpunkt for å unngå at alle applikasjonene og prosessmotorene må kommunisere med en rekke forskjellige brukergrensesnittprogrammer hver.

Informasjonssystemarkitekturer

I de første informasjonssystemene (på 1950- og 1960-tallet) lå både data og applikasjonsprogrammer på samme stormaskin. Brukergrensesnittet var svært enkelt — basert på hullkortleser, skriver og etter hvert terminal med skjerm og tastatur — og det var ikke klart adskilt fra applikasjonsprogrammet. Systemene hadde en monolittisk (enlags) arkitektur og dataterminalen var det som i dag kalles en tynn klient.

Fra midten av 1960-tallet kom de første databasehåndteringssystemene, som gjorde skillet mellom database og applikasjon klarere. Etter hvert som minidatamaskiner ble vanligere utover 1970-tallet ble det mulig å plassere applikasjoner og databaser på forskjellige maskiner: applikasjonene kunne kjøre på minimaskiner som var kontrollert av den enkelte avdeling, mens databasene fremdeles lå på stormaskiner slik at de var tilgjengelige for hele organisasjonen. Dermed kunne organisasjonen balansere mellom lokal autonomi og sentral informasjonsdeling. Dette var et tidlig eksempel på en klient-tjener eller tolagsarkitektur.

I samme perioden hadde det kommet egne programbiliotek og -verktøy som gjorde det enklere å programmere brukergrensesnitt. Tilgjengeligheten av personlige arbeidsstasjoner på slutten av 1970-tallet og personlige datamaskiner utover 1980-tallet satte fart i denne utviklingen. Nå ble grafiske brukergrensesnitt for første gang tilgjengelig for vanlige brukere gjennom en trelagsarkitektur, der brukergrensesnittet kunne kjøre på en personlig datamaskin (en tykk klient), applikasjonen på en minimaskin, mens databasen fremdeles lå på en stormaskin.

I dag forekommer også fire- og femlagsarkitekturer. Brukergrensesnittet kjører på en personlig datamaskin, et nettbrett, en mobil enhet eller noe annet. De kommuniserer med brukergrensesnittjeneren som kjører på en egen maskin. Brukergrensesnittjeneren kommuniserer i sin tur med en eller flere applikasjonstjenere. I bunnen ligger fremdeles databasetjenerne. Prosessmotoren kan danne et femte lag.

Egenskaper ved informasjonssystemer

Vi kan beskrive og sammenligne informasjonssystemer ved hjelp av en rekke kjennetegn:

• Informasjonstyper vil si hvilke typer informasjon systemet samler inn og lagrer. Noen IS er laget for å behandle meget spesifikk informasjon, f.eks. et IS for å administrere sjakkturneringer, mens andre er meget generelle, f eks wikier, som kan brukes til å samarbeide om alle mulige typer tekst og bilder.
• Dekning vil si hvor bredt systemet skal samle inn og lagre informasjon av disse typene. For eksempel kan et system som samler inn og lagrer informasjon om sikkerhetsavvik dekke en enkelt avdeling, en hel virksomhet, en bransje eller alle de sikkerhetskritiske sektorene i et samfunn.
• Funksjoner vil si hvilke typer behandling av informasjonen systemet støtter. Noen IS er laget for å utføre kun en enkelt operasjon, mens andre, som ERP-systemer, er laget for å støtte mye av informasjonsbehandlingen som trengs i en virksomhet.
• Brukere vil si hvem systemet brukes av. Vi kan skille mellom enbrukersystemer; gruppevare; IS laget for en enkelt avdeling eller en hel virksomhet; og IS for lokale, nasjonale og internasjonale samfunn.
• Offentlighet vi si hvor allment tilgjengelig systemet er. Et system kan være lukket for andre enn inviterte brukere; åpent, men kreve noen form for registrering og kanskje verifisering/autentisering; eller åpent uten registrering. Mange systemer vil tilby ulike offentlighetsnivåer med ulik tilgang til informasjonstyper og funksjoner.
• Distribusjon vil si hvor IKT-utstyret som støtter systemet er plassert. F.eks. vil noen IS kjøre på en enkelt datamaskin; andre IS vil kjøre på en bordmaskin eller laptop for hver, mens informasjonen lagres på en større maskin plassert et annet sted; atter andre IS vil kjøre som apper på mobile enheter, nettbrett eller bærbare maskiner, mens den tyngre databehandlingen skjer på kraftigere maskiner, mens informasjonen er lagret i skyen. I mange tilfeller kan ulike deler av et IS kjøre på IKT-utstyr plassert i ulike land, og dermed under ulike nasjonale lovverk, f.eks. når det gjelder personvern og opphavsrett.
• Eierskap handler om kontroll med tilgangen til det kjørende systemet, til programkoden bak (kildekoden) og til informasjonen lagret i systemet. F.eks. kan et system være gratisvare og/eller åpen kildekode ; det kan være eid med lukket kildekode, men med lokalt lagret informasjon; eller det kan være leid og betalt etter bruk, uten tilgang til kildekode eller kontroll over egen informasjon.
• Prismodell vil si om det koster penger å bruke systemet og hvordan prisen settes. For eksempel kan et system være gratis, det kan kjøpes, lisensieres per år, eller betales etter ulike former for bruk. Antall brukere er en vanlig variabel i prismodeller for IS. Ulike lisenser vil kunne tillate ulike antall brukere og gi ulik tilgang til informasjonstyper og funksjoner, som lagringsplass og sikkerhetskopiering.

Begrepet informasjonssystem i andre fagfelt

Ved siden av menneskeskapte, IKT-baserte informasjonssystemer, brukes begrepet informasjonssystem i flere andre fagfelt. Ibiologien kan for eksempel bådenervesystemer ogmenneskekroppens behandling avgenetisk informasjon analyseres som informasjonssystemer. I økonomien brukes spillteori til å analysere situasjoner hvor rasjonelle aktører gjør valg med ulik og imperfekt informasjon. I telekommunikasjon brukes det til å analysere overføring av signaler gjennom en kommunikasjonskanal som er utsatt for støy (jevnfør Shannons informasjonsteori).